Как правильно закрыть год в 1с 8.3. Как закрывать квартал начинающему бухгалтеру пошаговая инструкция

Платформы : 1С:Предприятие 8.3
Конфигурации : 1С:Бухгалтерия
Версия : 3.0

2013-10-08
94389

Не секрет, что основные трудности с 1С начинаются, как только заканчивается очередной отчетный период. Именно на это время приходится львиная доля лихорадочных поисков ошибок, задержек после работы, головных болей и нервных срывов.

Большая часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, баз данных и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах установленных настройках «Учетной политики». Хотя, случается, пользователь просто не знаком с 1С на «ты», и совершенно искренне не видит причинно-следственной связи между «флажками» настроек и ошибками, «вылезающими» после проведения операции «Закрытие месяца».
Можно понять бедных, вечно не успевающих и загруженных работой по уши бухгалтеров — разве есть у них свободное время для изучения толстенных томов-учебных пособий с подробнейшим описанием работы в программе? Так что если вы работаете бухгалтером и желаете благополучно пережить отчетный период, то советуем прямо сейчас изучить несколько простых приемов «Закрытия месяца».

Закрываемся каждый месяц

Начинающие бухгалтера-пользователи 1С часто не осознают, что в отличие от обычного налогового периода, равного кварталу или году, программа работает так, что отчетный период здесь равен одному месяцу. Поэтому закрытие необходимо производить ежемесячно! В частности, счета затрат не должны иметь остатков на конец каждого месяца. Если же вы попытаетесь провести закрытие концом квартала — получите ошибки и остатки на тех счетах, где их быть не должно.

Закрытие счетов затрат

Если после закрытия месяца на счете 44 «Издержки обращения» оказался остаток, это может означать одно из двух — или отсутствие операций реализации товаров (выручки) по торговым операциям, или же остаток транспортных расходов.

Если первое, то незакрытым окажется весь дебетовый оборот по счету издержек обращения за месяц, а значит необходимо проверить все ли операции по реализации внесены в базу. Если же списание издержек обращения прошло не полностью, то нужно проверить, к каким именно статьям затрат, а также налоговых расходов, относятся несписанные суммы. Для этого просто сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 44.01. Если увидите, что «висеть» остались транспортные расходы, это означает, что вы видите пропорционально привязанные к оставшимся на складе товарам суммы транспортных расходов. Если же вы считаете, что это неверно или транспортные расходы списаны непропорционально, тогда остается проверить, правильно ли привязаны «Статьи затрат» в элементах справочника к транспортным расходам. Если нет, то исправьте, перепроведите все документы и снова закройте месяц.

Счета затрат 20, 23, 25, 26

Если вы увидели остатки, «висящие» на счетах прямых и косвенных затрат на производство, то есть на счетах 20, 23, 25, 26, — то здесь вопросов, ведущих к решению проблемы, будет немного больше. Главным вопросом здесь является следующий: согласованы ли между собой, настроены ли в соответствии с параметрами вашего предприятия «Учетная политика», справочники «Номенклатурная группа» и «Номенклатура», «Статьи затрат» и др.

Рассмотрим сначала, какие опасности подстерегают нас при закрытии счетов косвенных расходов. Если при выполнении операции «Закрытие месяца» программа сообщает вам об ошибке, это означает что вы некорректно заполнили «Методы распределения косвенных расходов» при настройке «Учетной политики». Например, если в качестве базы для распределения косвенных расходов выбран показатель «Оплата труда», то программа будет искать суммы затрат по видам расходов «Оплата труда», отнесенных на счета прямых расходов 20 или 23. Так что, если заработная плата производственных рабочих изначально была отнесена на счет 25, то операция «Закрытие месяца» просто не найдет сумм для распределения, остановит процесс закрытия месяца и сообщит вам об ошибке.

Второй пример часто встречающейся ошибки, когда для длительного производственного цикла в качестве базы для распределения расходов выбирается «Объем выпуска». Тогда в том случае, если в течение месяца не будет выпущено ни одной единицы готовой продукции, база для распределения косвенных расходов будет отсутствовать. Делайте выводы и не подходите формально к выбору методов распределения косвенных расходов.

Настройки «Учетной политики». Выпуск продукции

Вернемся к вопросу о выпуске продукции (производстве) и оказании услуг. Не забудем установить в «Учетной политике» флажок «Выпуск продукции». А затем внимательно и корректно ответим на предложенные вопросы.

Первый вопрос о том, остаются ли на вашем предприятии суммы, относящиеся к незавершенном производству (НПЗ). Этот вопрос непосредственно связан и регулируется длительностью производственного цикла. Производственный цикл меньше месяца, значит НПЗ на конец месяца отсутствует. Длительный цикл, когда производство готовой единицы товара может растянуться на недели, месяцы и годы — значит на счете 20.01 всегда после закрытия месяца будет виден остаток.

Следующий вопрос о том, является ли ваша продукция серийной. То есть выпускаете ли вы однотипную продукцию (например, мебель) или же для вас важно отследить финансовый результат по каждому изделию отдельно (если, к примеру, вы выпускаете самолеты). Если продукция серийная, то остатки НЗП при единой номенклатурной группе придется вводить вручную, используя для этого документ «Инвентаризация НЗП». Именно эти суммы и станут вашим остатком на счете 20.01, отраженным на конец месяца.

Эту задачу можно упростить, введя для каждого изделия длительного цикла производства отдельный элемент справочника «Номенклатурные группы», установив соответствие «Номенклатурной группы» элементу «Номенклатуры». Здесь начнет работать заложенное в программу правило: если нет выпуска продукции, значит нет списания затрат со счет 20.01. И вам не нужно больше будет рассчитывать остаток НЗП и вводить его отдельным документом. Кроме того, при реализации изделия вы сможете видеть доход (выручку) и фактические расходы, относящиеся только к конкретному изделию, то есть финансовый результат по нему.

Прямые или косвенные?

Следующий вопрос о том, какие затраты относятся к прямым, а какие — к косвенным. Для корректной работы в программе нужно четко отделить прямые расходы от косвенных. Важно понимать, что аналитика затрат на счетах 20.01 и 23 содержит субконто «Номенклатурные группы», а на счете 25 — нет. Поэтому «отнесение на прямые затраты» в 1С означает, можно ли суммы затрат по статьям отнести на конкретные номенклатурные группы. Ясно, что для правильного закрытия месяца необходимо внимательно отнестись к ведению справочника «Номенклатурные группы». Например, если нужно строго распределять заработную плату на затраты при выпуске конкретных видов продукции, то и начисление заработной платы необходимо относить на конкретную номенклатурную группу. Если же это неважно, то заработную плату удобнее сразу отнести на счет 25, задав соответствующее правило ее распределения в регистре.

Отдельно определяются общехозяйственные затраты на счете 26. Нужно также правильно настроить их описание в «Учетной политике» предприятия. Хотите видеть «чистую» производственную себестоимость продукции — выбирайте флажок «Общехозяйственные нужды включаются в себестоимость продаж», если же нет — то выбираем включение в себестоимость продукции, работ, услуг. А далее обязательно устанавливаем метод распределения этих расходов и корректно выбираем базу.

Тут можно добавить следующее. Если вы используете программу «1С:Бухгалтерия 8» только для составления налоговых и бухгалтерских отчетов, то приоритетом пользователя будет закрытие месяца без ошибок. Если же вам нужны реальные данные о фактической себестоимости и финансовом результате в разбивке по конкретной номенклатуре и видам деятельности, то и подход к настройкам программы должен быть более серьезным.

Просто или сложно?

Следующий вопрос о сложности производства, о том какие функциональные подразделения включены в процесс производства. Ваше производство может быть простым, сложным или многопередельным. В случае простого производства вышеперечисленных настроек будет достаточно. Если же производство сложное, многопередельное, когда в процессе могут участвовать несколько подразделений, то необходимо установить, каким образом должны учитываться полуфабрикаты, переходящие из одного подразделения в другое на передел.

Если порядок переделов установлен вручную, необходимо отслеживать изменения в списке подразделений. В месяц появления новых филиалов в организации, «Закрытие месяца» остановит процесс и сообщит о том, «что не установлен порядок подразделений». Это означает, что при каждом изменении необходимо заново формировать список подразделений-участников технологической цепочки. Именно это и создает самые большие сложности учета, учитывая то обстоятельство, что финансовые результаты формируются нарастающим итогом за год, а для их учета необходимы затраты, аналитикой по которым являются подразделения.

Услуги «для себя»

Важным вопросом является возможность оказания услуг между собственными подразделениями. Если да, то необходимо выбрать способ их оценки. Существует два возможных варианта: по объему (количеству) оказанных услуг, или по их плановой себестоимости. Здесь также важны правильные настройки единиц измерения этой услуги и той самой плановой себестоимости. Следует учесть, что единицу измерения услуги нельзя выражать в штуках, которая всегда одна. Например, стандартную грузоперевозку можно выразить в тонно-километрах. А запланированная себестоимость должна быть выражена экономически обоснованной суммой, а не взятой «с потолка».

Еще один вопрос о том, а существуют ли на предприятии коммерческие расходы? Они по сути являются издержками обращения, но связанными с реализацией продукции. Учет этих расходов ведется на счете 44.02, распределения сумм этих затрат программой не предусмотрено. «Закрытием месяца» они полностью списываются на счет 90.07.

Услуги «для других»

Пора вспомнить об оказании услуг (или выполнении работ). В учете этих видов деятельности используются те же счета затрат, те же настройки, что и для учете на производстве. Главное отличие в том, что результат оказания услуги не является материальным. Завершение процесса производства является готовая продукция на складе, а завершением процесса оказания услуги — ее реализация и подписание акта заказчиком услуги.

Для корректного отражения услуг в программе необходимо определиться с некоторыми позициями. Будете ли вы учитывать единицы услуг по плановой себестоимости и использовать для их реализации документ «Акт об оказании производственных услуг». Или плановая себестоимость не нужна, и тогда вашим документом для учета услуги будет служить «Реализация товаров и услуг», или — когда клиентов много, а услуги одна — «Оказание услуг».

Вторая важная позиция для определения финансового результата оказанных услуг — учитываете ли вы результат по отдельным работам или заказам? В этом случае необходимо продумать стратегию заполнения справочника «Номенклатурные группы».

В идеальном случае операция «Закрытие месяца» формирует финансовый результат — учитывает выручку и затраты. Если выручка всегда есть, то проблем не возникнет. Нужно лишь отметить в «Учетной политике» в «Затратах на производство» флажок «Выполнение работ, оказание услуг заказчикам с учетом выручки». Однако, если по каким-либо причинам выручки в этом месяце не было, для избежания проблем с закрытием месяца необходимо правильно настроить «Учетную политику», учитывая реальную деятельность вашего предприятия.

И последнее, что можно сказать об услугах. Если ваше предприятие оказывает услуги и производственного характера, и иные — то можно выбрать третий из предложенных вариантов. Он объединит вышеописанные два варианта, но списание затрат с учетом выручки будет работать только для производственных услуг. Остальные затраты по услугам будут списываться даже при отсутствии выручки, а для того, чтобы получить корректный остаток незавершенного производства, нужно будет указать его явно.

«Закрытие месяца» превратится из ежемесячной головной боли в настоящего друга и помощника, но — только если вы не пожалеете времени и сил на корректные настройки программы.

Как заставить закрытие месяца не ругаться на прошлые периоды в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0)

2018-11-02T12:29:21+00:00

Все мы знакомы с такой замечательной регламентной операцией как "Закрытие месяца" в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

И все мы были в ситуации, когда нужно закрыть период, а программа начинает требовать перепровести и закрыть предшествующий период.

Начинаешь закрывать предыдущий период, а она снова требует перепровести ранние периоды.

И так до бесконечности. Перепроводишь старые периоды - ползут цифры, а отчетность уже сдана. И год закрыт. Это настоящий кошмар для бухгалтера. Что делать?

Делаем резервную копию

Прежде всего, перед тем как закрывать период - я настоятельно рекомендую сделать резервную копию базы. Это позволит нам смело перепроводить документы, зная, что в случае чего всегда сможем вернуться к первоначальному состоянию. О том как сделать резервную копию написано .

Вдумчиво читаем ошибки

Следующий момент. Если мы собираемся проделать все закрытия месяца, скажем, за 2013 год - сначала нужно отменить все закрытия месяца за год, а потом последовательно, начиная с января 2013 года выполнять закрытие месяца за закрытием месяца.

Дальше. Вдумчиво вчитывайтесь в ошибки, которые пишет программа. Делайте пропуск операции только в самом крайнем случае. Обычно достаточно правильно настроить параметры и корректно провести закрытие первого месяца в году и дальше всё идет как по нотам. Потратьте время, разберитесь с этими ошибками один раз и забудьте про них навсегда.

Но вот, предположим у нас уже закрыты все года до 2013 (или нам вообще перенесли все документы из старой редакции 2.0 в 1С 8.3) и нам нужно делать закрытие 2013 года, не изменяя прошлые года. Начинаем проводить закрытие января 2013 года, а программа ругается - мол повторите закрытие декабря 2012! Не поддавайтесь. Потому что если начнете перепроводить закрытие 2012 - поползут все цифры, а год уже закрыт.

Обманываем программу

В этом случае правильно заставить 1С:Бухгалтерию 8.3 думать, что 2012 год закрыт верно и перепроводить там ничего не нужно.

О том как это сделать ниже по шагам.

Очищаем регистр "Неактуальные регламентные операции"

Откройте пункт меню "Все функции". О том как это сделать написано .
Найдите в открывшемся окне пункт "Регистры сведений". Раскройте его на плюсик.
В списке регистров найдите пункт "Неактуальные регламентные операции ". Откройте его.
Удалите все элементы из этого окна. Выделяйте по очереди и нажимайте Delete или кнопку удаления на панели.

Настраиваем регистр "Исключенные из перепроведения месяцы"

Внимание! В новых версиях Бухгалтерии Предприятия (с версии 3.0.63.20 точно) больше не используется регистр "Исключенные из перепроведения месяцы".

Теперь прямо в закрытии месяца можно кликнуть по ссылки "Перепроведение документов" и выбрать вариант "Перепроведение не требуется".

Если закрытие месяца всё ещё требует повторного проведения документов за прошлый год - снова откройте меню " ", найдите и откройте в нём регистр сведений "Исключенные из перепроведения месяцы ".

Ваша задача создать на каждый месяц 2012 года (напоминаю, что мы пытаемся делать закрытие 2013 года, а 1С ругается на то, что нужно перепроводить 2012) отдельную запись в этом регистре (при помощи кнопки Создать):

Исключим из перепроведения январь 2012 - запись будет такой:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть".

Затем февраль 2012:

Теперь у вас должно получиться провести закрытие месяца за январь 2013.

Какие ещё есть варианты?

Здесь буду описывать истории от читателей, которыми они делятся при разборах ошибки закрытия месяца у себя.

Читательница из Брянска пишет:

В 1с 8.3 работаем с 2016 г., а сама фирма с 2013 года. Сейчас попробовала удалить приемы на работу сотрудников с 2013, приняла их с 01.12.15 года (остатки по з/п вводила). И ВСЕ ЗАРАБОТАЛО)))) УРА!

Иван Ватумский делится своим случаем:

Пользователи перепровели документы в 2015, после чего потребовалось вновь перезакрыть 2015 год.

Тут выяснилось, что в операции "Закрытие месяца" за нужный период не отображается ни одной операции.

Оказалось, что причина этого в регистре сведений "Даты ввода начальных остатков", которые были установлены как раз на 31.12.2015 и тем самым давали указание программе не совершать регламентные операции закрытия месяца.

Закрытию в конце месяца в соответствии с приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н «Об утверждении Плана счетов» подлежат счета 25 и 26, которые не должны иметь остатка на конец месяца.

Так же в соответствии с Инструкцией о применении плана счетов, закрытию в конце месяца подлежат счета 20, 23, 29, а также счета 90 Продажи и 91 Прочие доходы и расходы.

Помимо этого, в конце года бухгалтеру необходимо подготовить регламентированные отчеты. Для этого в декабре происходит реформация баланса.

Как провести закрытие месяца в 1С 8.3

Проводить закрытие периода в 1С 8.3 необходимо регулярно и последовательно. С помощью помощника Закрытия месяца выполняются такие как списание расходов будущих периодов, начисление амортизации и другие необходимые операции для правильного распределения доходов и расходов и расчета налога на прибыль. Чтобы запустить помощник Закрытия месяца в 1С 8.3, необходимо открыть раздел Операции:

Попадая в помощник по закрытию месяца, в первую очередь необходимо задать период – месяц, который будет закрыт:

Если перешли на 1С 8.3 из другой программы или ввели остатки вручную, например, ввели остатки 31.12.2013г., а учет начался в январе 2014г., то выбираем для закрытия месяц, в котором начались первые бухгалтерские проводки.

Закрытие месяца может выполняться двумя способами:

Полное автоматическое закрытие;
Частичное закрытие. В таком случае необходимо выполнение одной регламентной операции или же необходимо сделать все, кроме одной.

Последовательность закрытия месяца в 1С 8.3

Для выполнения данной операции в 1С 8.3 необходимо после выбора периода закрытия нажать на кнопку Выполнить закрытие месяца, после чего программа 1С 8.3 выполнит следующие действия:

Перепроведение документов, то есть приведение в хронологический порядок по времени проведения и дат;
Проверяется наличие документа Начисление заработной платы за выбранный месяц для отражения сумм заработной платы и взносов на счетах расходов.

В случае, если в программе 1С 8.3 отсутствует документ Начисление заработной платы за выбранный месяц, то программа при закрытии периода создает документ. Суммы начисленной зарплаты проставляются в соответствии с окладами сотрудников.

Также при закрытии месяца в 1С 8.3 осуществляется:

В зависимости от организационно-правовой собственности, а также выбранной системы налогообложения набор регламентных операций в 1С 8.3 может отличаться, например:

Или, например:

По окончании выполнения закрытия месяца все регламентные операции на экране будут выделены зеленым цветом:

И состояние операции Закрытие месяца будет Выполнено:

Если не проводится закрытие месяца в 1с 8.3

Такой результат закрытия месяца возможен только в случае отсутствия ошибок в учете. Если же ошибки есть, то программа 1С 8.3 не выполнит операцию и в помощнике выделит операцию красным цветом:

Также выдаст информационное сообщение о том, где ошибка и как ее исправить:

После исправления ошибки необходимо закрыть информационное сообщение об ошибке и еще раз нажать на кнопку Выполнить закрытие месяца. Программа 1С 8.3 продолжит закрытие месяца с той операции, в которой была ошибка:

Помимо этого, при закрытии последнего месяца квартала (в нашем случае – март) программа 1С 8.3 проверяет наличие документов по учету НДС, то есть формирование книги покупок и книги продаж:

По факту выполнения каждой регламентной операции можем посмотреть бухгалтерские проводки или документ, которым эта операция сделана (если это возможно), также посмотреть справку-расчет по операции. Для этого нажимаем на необходимую операцию левой кнопкой мыши и выбираем необходимую детализацию:

В 1С 8.3 все справки-расчеты, которые возможно сформировать при закрытии месяца, можно увидеть с помощью специальной кнопки в верхнем правом углу помощника по закрытию месяца:

Реформация баланса

В конце года при закрытии декабря месяца в 1С 8.3 появляется дополнительная операция Реформация баланса:

Данная операция закрывает счета 90 и 91 на счет 90.09 «Прибыль/убыток от продаж» и 91.09 «Сальдо прочих доходов/расходов». Счет 99 списывается на 90.09 и 91.09 и так далее.

После закрытия месяца итог реформации баланса можно увидеть в виде бухгалтерских проводок:

Если, например, необходимо выполнить операцию Амортизация ОС прямо сейчас из регламентных операций, то в помощнике для этого необходимо нажать левой кнопкой мыши на нужную операцию и выбрать пункт Выполнить операцию:

По окончании выполнения операции 1С 8.3 выдаст информационное сообщение:

Если же попробуете сделать операцию из второго или третьего блока помощника, например – расчет резерва по сомнительным долгам, то программа 1С 8.3 выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения операции:

Это происходит потому, что в помощнике закрытия месяца операции выстроены таким образом, чтобы соблюдалась последовательность закрытия счетов в соответствии с ПБУ. Программа 1С 8.3 предложит выполнить все необходимые операции, предшествующие выбранной.

Если же не хотите выполнять все операции, а только выбранную, то можете пропустить все предшествующие регламентные операции:

Внимание! Пропустить операцию – значит отказаться от выполнения данной операции в текущем месяце. Фактическое закрытие счетов по данной операции происходить не будет, что грозит недостоверными данными в учете.

После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».

Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?

Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.

Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:

создание себестоимости продукции в производстве;
итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.

Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.

Где в программе находится блок «Закрытие периода»?

В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:

«Закрытие месяца»;
«Регламентные операции»;
«Справки — расчёты»;
«Помощник по учёту НДС»;
«Регламентные операции НДС».

Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?

Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.

Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).

Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:

I(первый) – включает документы (операции), которые после их проведения в программе учитывают расходы организации. Все расходы фирмы нужно тщательно контролировать для того, чтобы операции при закрытии отражали полный и достоверный учёт;
II (второй) — документ — «Расчёт списания долей косвенных расходов». При проведении его в базе происходят предварительные расчёты по счетам затрат;
III (третий) — включает регламентную процедуру по закрытию счетов аккумулирования затрат и издержек обращения (счёт 20, счёт 23, счёт 25, счёт 26, счёт 44);
IV (четвёртый) — операции, определяющие финансовые результаты за период (счёт 90, счёт 91).

Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.

Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.

Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.

Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:

Зеленоватый цвет, то это означает, что всё завершено успешно;
Бледно голубоватый цвет, и при этом выдано сообщение об ошибках, то это означает, что процедуру необходимо перепроводить до тех пор, пока не исправятся все ошибки.

Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.

Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?

Часто встречаемые ошибки:

Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.

Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.

При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:

Списание убытков прошлых лет;
Реформация баланса.

При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.

Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.

Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?

В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».

Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:

Конкретного пользователя;
Всех пользователей.

Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.

Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.

В данной статье будут рассмотрены основные особенности выполнения регламентных операций месяца с учетом настроек параметров учета, а также описание и практическое устранение основных ошибок возникающих при завершении периода.

Начнем с детального рассмотрения бизнес-процесса закрытия месяца.

Все хозяйственные операции уже введены в информационную базу, и необходимо выполнить ряд регламентных процедур. Регламентные операции могут делиться на корректирующие, расчетные и обеспечивающие правильное ведение бухгалтерского и налогового учета.

К первым относятся, например, процедуры восстановления хронологической последовательности. В течение месяца при введении в информационную базу хозяйственных операций могла быть нарушена правильная последовательность отражения документов учета, что могло исказить финансовый результат. Для того, чтобы такого не случилось, существует специальная регламентная процедура по восстановлению правильной последовательности отражения операций.

Расчетные процедуры обеспечивают правильный расчет показателей в бухгалтерском и управленческом учете, например, расчет себестоимости.

Другие процедуры отвечают за соблюдение правил бухгалтерского и налогового учета, например, формирование записей книги покупок и продаж. Все операции выполняются отдельно регламентными документами и строго в определенной последовательности.

Настройка процедуры закрытия месяца

Рассмотрим схему закрытия периода. Она представлена в виде бизнес-процесса. Механизм закрытия месяца доступен из интерфейсов «Бухгалтерский и налоговый учет» и «Заведующий учетом».

Перед тем, как запускать процедуру, необходимо сделать настройку. Настройки процедуры закрытия месяца можно найти в справочнике Настройки закрытия месяца. Указываем период и выбираем вариант системы налогообложения. Все настройки указываются независимо от организации.

На первой вкладке флажками отмечаются те операции, которые будут выполняться (). Например, если ни в одной организации не производятся расчеты в иностранной валюте, тогда нет смысла проводить операцию переоценки валютных средств.

Рис. 1

Отметив флажками нужные операции, перейдем на вторую вкладку Схема. Тут указана схема бизнес-процесса, последовательность выполняемых операций, а также активные и неактивные, пользователи ответственные за эти процедуры. Назначить ответственного можно на вкладке Ответственные или щелкнув в схеме правой кнопкой мыши на блоке операции и выбрать пользователя.

Отдельно указана схема расчета НДС.

На закладке Распределение затрат указываются способы распределение затрат для расчета себестоимости. Для правильного распределения указывается также соответствие Подразделений Подразделениям Организации в справочнике «Подразделения».

Запуск процедуры

Настройка закрытия месяца создана, теперь можно приступить к запуску самой процедуры. Перейдем к пункту меню «Регламентные операции» и выберем пункт «Процедура закрытия месяца». Здесь укажем «Организацию» и «Настройку». Признаки отражать в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете будут установлены сами в зависимости от настройки закрытия месяца, если щелкнуть по кнопке «Загрузить настройки».

Итак, все готово для запуска. Нажимаем кнопку «Запустить процедуру» и перейдя по кнопке «Регламентные операции» увидим, что пользователю автоматически сформировалась задача, в соответствии с которой он должен оформить регламентные документы необходимые на данном этапе.

После выполнения этапа, программа автоматически переходит к следующему. Некоторые этапы могут выполняться параллельно.

После того как все задания будут выполнены процедура считается завершенной.

Этапы выполнения регламентных операций

После запуска процедуры закрытия месяца система назначит ответственному первую задачу. Он сможет увидеть ее из пункта меню Регламентные, переключившись на интерфейс «Бухгалтерский и налоговый учет».

Для ее выполнения пользователю необходимо создать и провести документы, которые ему предложит программа на данном этапе ().

Рис. 2

После того как документы сформированы и проверены, можно отметить операцию как выполненную, чтобы система перешла к следующей задаче. Все необходимые документы по окончании периода можно создавать и вручную отдельно от бизнес-процесса, но целесообразнее и удобнее формировать и проверять сразу из формы регламентных операций, ведь очень легко сбиться в последовательности, что впоследствии может привести к искажению результата.

Рассмотрим основные операции, входящие в процедуру закрытия месяца.

Допроведение документов

Если в программе используется механизм отложенного проведения, то при завершении месяца будет запущена обработка «Допроведение документов», чтобы документы были проведены по всем регистрам. При большом документообороте данная обработка запускается регулярно.

В журнале «Отложенное проведение документов» можно увидеть те документы, которые подчиняются механизму допроведения. С помощью операции «Действия -> Провести полностью» документ проводится по всем регистрам.

Восстановление состояния расчетов

Если в учетной политике предприятия обозначено, что зачет авансов производится обработкой «Восстановление последовательности расчетов», то по завершении периода запускается данная обработка. Ее можно найти, переключившись на интерфейс «Заведующий учетом» пункт меню «Регламентные операции -> Восстановление последовательности расчетов». Обработка восстанавливает правильную последовательность документов по зачету авансов. После ее использования документы поступления и реализации не перепроводят, иначе проводка по зачету аванса исчезнет.

Восстановить последовательность партионного учета

Если в программе используется партионный учет, то при списании партий можно облегчить работу прикладного решения, отложив списание в управленческом и регламентированном учете и запустив специальную обработку в конце месяца, которая проведет документы по регистрам партионного учета. Для этого снимаются галочки в «Настройках параметров учета -> Списывать партии при отражении документов» и запускается обработка «Проведение по партиям». Даже если документы вводились задним числом, то запускать эту обработку тоже полезно, потому как она восстанавливается последовательность партионного учета.

Скорректировать стоимость списания МПЗ

Используется при партионном учете. При проведении документа выполняется корректировка стоимостных движений по партионному учету за месяц. Корректировка необходима для: расчета средневзвешенной стоимости списания партий при использовании способа оценки МПЗ «По средней», а также учета дополнительных расходов на приобретение товаров, оприходованных после списания товаров.

Начислить амортизацию ОС

Из формы регламентной операции, нажав на кнопку «Создать документы» последним днем месяца автоматически создается документ «Амортизация ОС». Далее следует провести и посмотреть результат проведения.

Если для каких-то ОС используется способ амортизации пропорционально объему продукции или по единым нормам амортизационных отчислений, то сначала заполняется документ «Выработка ОС».

Начислить амортизацию НМА

Суммы амортизации и списания расходов на НИОКР рассчитываются при проведении документа «Амортизация НМА». Аналогично если амортизация начисляется пропорционально объему произведенной продукции, то следует указать объем продукции, произведенной в этом месяце.

Погасить стоимость спецодежды

На этом этапе будет создан документ «Погашение стоимости (спецодежда, спецоснастка, инвентарь)», при проведении списывается часть стоимости спецодежды и спецостнастки, которая была не полностью погашена при вводе в эксплуатацию.

Списать РБП

При проведении документа «Списание расходов будущих периодов» часть расходов будущих расходов переносится на текущие. Суммы и счета, на которые эта часть будет списываться, указывается в справочнике «РБП».

Рассчитать расходы по страхованию

Документ предназначен для списания расходов будущих периодов по добровольному страхованию работников в бухгалтерском (76.01.2 «Платежи (взносы) по добровольному страхованию работников») и налоговом учете (97.02 «Расходы будущих периодов на добровольное страхование работников»).

Переоценить валютные средства

С помощью документа «Переоценка валютных средств» производится переоценка сумм в валюте управленческого учета по регистрам денежных средств и взаиморасчетов с контрагентами и подотчетными лицами.

Для расчета НДС существует отдельная схема. На вкладке «Схема расчета НДС» отмечаются те операции, которые следует выполнить. Программа сама создаст необходимые документы, предложит их заполнить и провести. Прикладное решение автоматически формирует формы отчетности: книга покупок, книга продаж, декларация по НДС. Все регламентные операции хранятся в журнале (интерфейс «Бухгалтерский и налоговый учет», меню «НДС –> Регламентные документы НДС»).

Документ «Расчет себестоимости» формируется для каждого вида учета отдельно, если необходимо рассчитать себестоимость по всем видам учета, то проводим несколько документов (по управленческому учету и бухгалтерскому и налоговому учету). Данный документ производит расчет фактической стоимости списания запасов на расходы, списывает материалы из незавершенного производства, распределяет общепроизводственные и общехозяйственные расходы на выпуск () Используется только при расширенной аналитике учета затрат.

Рис. 3

Расчет себестоимости состоит из следующих операций:

Если учет ТЗР ведется на отдельном счете, тогда выполняется «Распределение ТЗР».

Определяется список услуг по документам «Реализация товаров и услуг», себестоимость которых будет рассчитана.

Расчет базы распределения расходов – способы распределения задаются в регистре сведений «Способы распределения статей затрат» или из справочника «Статьи затрат» для каждой статьи отдельно. Выполняется расчет всех баз, по которым будут распределены расходы. Рассчитанные базы записываются в регистры сведений «База распределения затрат» и «База распределения затрат (бухгалтерский учет)»

Распределение расходов по базе – после расчета базы выполняется распределение расходов на стоимость готовой продукции и услуг.

Расчет фактической себестоимости - выполняется суммовая оценка стоимости МПЗ.

Формирование движений по регистрам бухгалтерии (для регламентированного учета) и стоимости основных средств (для управленческого учета).

Сформировать финансовый результат

Документ «Определение финансовых результатов» делает проводки по закрытию счетов 90 и 91. Документ может быть отражен в бухгалтерском и налоговом учетах. При отражении документа в налоговом учете может быть выполнена операция списания убытков прошлых лет.

При закрытии 90 счета будет сформирована проводка, отражающая прибыль или убыток. При закрытии 91счета будет рассчитан финансовый результат по прочим видам деятельности.

Рассчитать налог на прибыль

С помощью документа «Расчеты по налогу на прибыль» можно выполнить расчет постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств в соответствии с нормами ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» и расчет налога на прибыль. Этот документ можно использовать для ввода остатков по отложенным налоговым активам и обязательствам.

Закрыть год

Документ «Закрытие года» проводится только в декабре каждого года. В результате проведения все сальдо субсчетов счетов 90 и 91 бухгалтерского учета списываются на соответствующие субсчета с кодом 99. Все сальдо субсчетов счета 99 "Прочие доходы и расходы" списываются на счет 99.01.1 (2), а сальдо этого счета списывается на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Операцией Закрытие счетов налогового учета все остатки счетов налогового учета, не предназначенных для отражения стоимости активов, списываются.