Для облегчения труда бухгалтера в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 существует полезный отчет – «Экспресс проверка». Он позволяет выявить ошибки, допущенные в результате ведения учета.
Где найти проверку в интерфейсе 1С? Находится отчет в меню «Отчеты», раздел «Анализ учета», ссылка – «Экспресс проверка».
Важно! Для корректности результатов «Экспресс-проверку» нужно делать после закрытия месяца!
Использование отчета и анализ ошибок
Откроем отчет и нажмем кнопку «Выполнить проверку»:
Сформировав отчет, мы видим, что у нас обнаружены ошибки в учете. Какие действия мы можем предпринять?
Во-первых, нам сразу видно, в каком разделе учета допущены ошибки. Во-вторых, мы можем посмотреть детальную информацию об ошибках. Чтобы посмотреть детальную информацию, нужно развернуть группировку по интересующему разделу, нажав на «+» в левой части отчета:
Таким образом, мы получаем три уровня анализа ошибок в конкретном разделе:
- Раскрыв первый уровень, мы видим, какие конкретно ошибки обнаружены.
- Раскрыв второй уровень, мы сможем увидеть детальное описание ошибки, а именно:
- описание объектов контроля;
- краткое резюме по результатам проверки;
- какие причины могли повлечь ошибку;
- и, наконец, рекомендации по устранению ошибки.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- Третий уровень показывает объекты базы данных, которые явились причиной ошибки. Это очень удобно, так как можно сразу зайти, например, в документ и исправить его, устранив тем самым ошибку. В ряде случаев в отчете предлагается действие для устранения ошибки. Например, на рисунке выше предлагается автоматическая .
Пример: находим потерянный счет-фактуру с помощью «Экспресс-проверки»
Рассмотрим практический пример исправления распространенной ошибки: бухгалтер забыл зарегистрировать входящий счет-фактуру, вследствие чего она не попала в , и входящий НДС не может быть принят к вычету.
Чтобы другие ошибки нам не мешали, сделаем настройку отчета. Нажимаем кнопку «Показать настройки»:
На предприятии работать с программой 1С может в большинстве случаев не один конкретный пользователь, а все бухгалтеры . Безусловно, они могут выполнять действия, которые предусмотрены их должностными обязанностями, не пересекаясь с действиями других своих коллег. К сожалению, в бухгалтерской практике могут случиться ситуации, когда внезапно выплывает ошибка, претензии по которой предъявляются непосредственному исполнителю, оформлявшему документ .
Благодаря функционалу 1С можно определить пользователя, сформировавшего отчет или форму.
Если же исполнитель уверяет, что всё выполнил правильно, все данные внёс без ошибок, поэтому сам не может объяснить, по какой причине возник сбой, можно пронаблюдать факт стороннего вмешательства в процесс редактирования документа . Чтобы выполнить такие желаемые действия, важно разобраться, как посмотреть в 1С историю изменения конкретного документа.
Просмотр истории
На самом деле выполнить инкогнито действия в программе 1С просто невозможно. Это, безусловно, очень важно, поскольку при отсутствии такой функции можно было бы вносить изменения в программу, кому заблагорассудится, «повышая» собственную зарплату, а обвинения в неправильных расчётах перекладывать на исполнителя. К счастью, разработчики предупредили возможность проведения таких махинаций, оснастив программу функцией контроля. Разобравшись, как в 1С посмотреть, кто изменял документ, можно будет легко найти виновника возникшей ошибки. Это позволит вынести порицания тому, кто этого заслуживает.
Алгоритм проверки
Все действия, которые выполнялись в программе 1С, фиксируются в «Журнале регистрации». Кроме этого, в нём фиксируется даже статус транзакции, ориентируя проверяющего на то, была ли транзакция завершена или в последний момент отменена.
Открыть «Журнал регистрации» можно из режима «Конфигуратора» или «Предприятия». В любом случае результат проверки будет идентичным. После того как вы откроете «Журнал регистрации», вы сможете пронаблюдать все события, которые были выполнены в этой программе в хронологической последовательности.
Однако работать с программой 1С могут многие бухгалтеры, безусловно, заполняя и формируя многие документы . По этой причине достаточно затруднительно, просто перелистывая, передвигая ползунок, искать требуемый документ и отслеживать изменения, которым он подвергался.
К счастью, разработчики упростили возможность быстрого поиска. На панели инструментов несложно найти пиктограмму сортировки. После нажатия на эту кнопку открывается окно «Отбор», в котором сразу же следует установить точку в чекбоксе возле строки «Отобрать сразу».
Теперь нужно перейти на вторую вкладку окна «Данные». В нижней части этой вкладки расположен блок с таким же точно названием «Данные». Обратите внимание на этот блок, там вы увидите пустую строку, с правой стороны которой расположена кнопка с изображением буквы «Т», кликните по ней. Теперь появится новое окно, в котором необходимо выбрать тип данных, который мы пытаемся сейчас проверить.
Следующим шагом предполагается выбрать документ, который вы пытаетесь разыскать, кликните по кнопке с изображением трёх точек и из предложенного списка выберите искомый документ. После нажатия кнопки «Ok» придётся набраться терпения, поскольку программа начнёт процесс сортировки, отбора, всего того, что касается выбранного вами документа. Такой процесс может продолжаться несколько минут. Главное, в этот момент ничего не предпринимать, не вмешиваться, а терпеливо ждать.
По завершении этого процесса на экране появится список действий, которым подвергался документ в хронологической последовательности. В этом списке указаны пользователи, а также их конкретные действия. Также можно установить, в какой день, и в котором часу были внесены изменения.
СОВЕТ. Журнал регистраций может в какой-то момент чрезмерно заполнится, поскольку фиксирование действий осуществляется постоянно. Чтобы освободить журнал от лишней устаревшей информации, полезно его очищать время от времени.
Открыв «Журнал регистрации», вы обнаружите возможность удаления записей навсегда, а также сохранения устаревших записей в отдельном файле. Такие манипуляции позволяют очистить журнал, но при этом не распрощаться окончательно с некоторыми данными, а иметь возможность с ними поработать в будущем.
Итак, отследить, кто, когда работал с документом, какие изменения вносил, завершал ли транзакции, вы сможете легко, если изучите досконально все эти рекомендации, практическое выполнение которых не сопровождается проблемами.
Для формирования отчета Экспресс-проверка в 1С 8.3 выполняем действие: раздел Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка:
Важно помнить, что данную проверку в 1С 8.3 необходимо проводить после выполнения операции Закрытие месяца. Данная обработка осуществляет следующие проверки:
- Положения учетной политики;
- Анализ состояния бухгалтерского учета;
- Операции по кассе;
- Ведение Книги продаж по налогу на добавленную стоимость;
- Ведение Книги покупок по налогу на добавленную стоимость.
Если экспресс-проверка в 1С 8.3 выдает ошибку
После окончания проверки выводится информация об обнаруженных ошибках, указывается в каких проверяемых разделах есть ошибки и сколько:
Для просмотра детальной информации об ошибке, нажимаем на . Давайте рассмотрим ошибку по операциям по кассе:
Как видим, описывается следующее:
- Что контролируется;
- Что обнаружено в результате проверки;
- Описаны возможные причины ошибок;
- Даются рекомендации по устранению выявленных ошибок.
Как провести экспресс-проверку ведения учета НДС в 1С 8.3. Как найти и исправить ошибки по НДС в 1С 8.3 для правильного ведения учета и формирования отчетности по НДС
Как выявить незарегистрированные счета-фактуры в 1С 8.2 (8.3) с помощью отчета Экспресс-проверка ведения учета смотрите в нашем видео:
Как настроить выборочную экспресс-проверку в 1С 8.3
Экспресс-проверки в 1С 8.3 можно выполнить как все одновременно, так и выборочно. Для того чтобы выбрать необходимые проверки, воспользуемся кнопкой Показать настройки:
В списке возможных проверок оставляем галочки только возле тех проверок, которые намерены выполнить. Можно отказаться полностью от какого-либо раздела или в разделе проверки отказаться от одной или нескольких проверок. Давайте рассмотрим на конкретном примере:
Пример. Организация относится к субъектам малого предпринимательства и вправе не устанавливать лимит кассы. Значит, проверка на превышение лимита по кассе не нужна.
Для того чтобы программа 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 в момент проверки операций по кассе каждый раз не выдавала сообщение о нарушении соблюдения лимита, необходимо убрать галочку возле данной проверки:
При данной настройке в 1С 8.3 не будет осуществляться проверка лимита кассы, а значит не будет выдаваться сообщение об ошибках. Все проверки, которые не нужны можно смело отключать. Это ускорит формирование данного отчета. Чтобы понять, нужна ли та или иная проверка, установим курсор на каждую проверку и внимательно прочитаем предмет контроля:
Если отключим какие-нибудь проверки, то при открытии списка возможных проверок возле раздела с отключенными проверками, увидим вот такой значок . Это исключает необходимость проверять все разделы контроля, чтобы узнать что исключено из проверок:
Надо помнить, что программа 1С 8.3 запоминает последний вариант формирования отчета. Если планируем осуществлять проверки с разными показателями, например, с проверкой остатка по кассе на превышение лимита или без проверки, тогда лучше все необходимые варианты настройки сохранить, используя механизм Сохранить настройки. У казываем имя сохраняемой настройки и сохраняем:
При необходимости в любой момент в 1С 8.3 можно сформировать отчет с нужными настройками. Для этого воспользуемся механизмом Открыть настройки → Выбрать настройки. Из предложенного списка выбираем необходимый вариант отчета:
На сайте Вы можете ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия (). Полный список наших предложений можно посмотреть в . Или можно бесплатно на нашем сайте, наши специалисты постараются ответить в ближайшее время.
Поставьте вашу оценку этой статье:
С помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности. Основные трудности с 1С возникают, когда заканчивается очередной отчетный период, однако грамотное ведение текущего учета - это важная задача бухгалтера.
Направления, которые следует рассматривать при исправлении ошибок:
Часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах настройках «Учетной политики». Необходимо знать причинно-следственные связи между «флажками» настроек и ошибками, возникающими в учете.
Другая часть ошибок возникает в результате неправильного оформления документов, технических ошибок бухгалтера, ошибок, возникающих по невнимательности или по незнанию.
Однако не стоит забывать и о таком варианте. Месяц закрыт, по отчету ошибок не обнаружено, однако в учете могут иметь место некорректные данные.
Чтобы не допустить подобных ошибок, следует после выполнения всех регламентных операций по закрытию периода проверить корректность полученных учетных данных.
Для этих целей в «1С:Бухгалтерии 8» включены специальные отчеты:
- отчет «Экспресс-проверка ведения учета»;
- отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»;
- отчет «Анализ учета по НДС»;
- отчет «Анализ учета по УСН»;
- оценка риска налоговой проверки.
Рис. 1. Отчеты по анализу учета
Перечисленные отчеты - это инструмент внутреннего контроля по проверке информационной базы.
Совет! Проведите проверку и вы сможете своевременно обнаружить и исправить ошибки.
Обратим ваше внимание на отчет «Экспресс-проверка ведения учета».
Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком.
В отчете представлено несколько направлений, по которым будет проводиться проверка. Можно не проводить проверку сразу по всем направлениям, а выбрать то, что является важным в настоящий момент, например, проверка «Операции по кассе».
Список возможных проверок
- «Проверка учетной политики», программа контролирует ее наличие; соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26; контролируется соответствие применения ПБУ 18/02.
- «Анализ состояния бухгалтерского учета», позволяет выявить ошибки в методике ведения бухгалтерского учета. На этом этапе проводится анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода. Проводится проверка соответствия дебетовых и остатков по счетам учета на конец отчетного периода виду счета (активный/пассивный). Также проводится проверка корректности корреспонденций счетов в проводках, что особенно полезно при введении операций вручную. Для организаций, имеющих основные средства на балансе следует обратить внимание на проверку остаточной стоимости объектов основных средств, а имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.
- «Операции по кассе». Здесь проверяется отсутствие отрицательных остатков по кассе превышение ежедневного лимита остатка наличных в кассе, соблюдение нумерации ПКО и РКО, учет подотчетных денежных средств, что позволяет соблюдать
- Проверке подвергается ведение книги покупок и книги продаж контролируется полнота и своевременность регистрации и выписки счетов-фактур по документам поступления и реализации; также проверяется наличие документов «Формирование записей Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке и сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам.
Отчет «Экспресс-проверка ведения учета» находится в меню Отчеты - Анализ учета - Экспресс-проверка ведения учета. (рис. 2).
Рис. 2. Работа с отчетом «Экспресс-проверка ведения учета»
Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки кликая по "+" слева от раздела или комментария). В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке.
Комментарий содержит:
- предмет контроля - что именно проверяет текущая проверка;
- результат проверки - были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;
- возможные причины ошибок;
- рекомендации по устранению ошибок.
По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это может быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых в результате проверки были найдены ошибки.
5. Книги продаж» и «Формирование записей книги покупок».
Для целей НДС в экспресс-проверке предусмотрены два блока проверок (рис. 3).
Рис. 3. Проверка ведения книги покупок и книги продаж
На рис. 4 показаны проверки раздела «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость».
Рис. 4. Результаты проверки книги продаж
Каждая проверка раздела решает свои задачи
Рассмотрим характеристику отдельных задач проверки.
Соблюдение нумерации счетов-фактур. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации. Данная проверка контролирует отклонение от методики. Методика учета по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом "Счет-фактура выданный".
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС. Проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость». Ошибкой является несоответствие суммы НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» сумме НДС, с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.
Итак, ошибки обнаружены. Как их исправлять?
Для получения подробной информации об ошибке необходимо кликнуть «плюсик» слева от названия проверки.
По каждой проверке указывается предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации по исправлению ошибки и приводится детальный отчет об ошибках (рис. 5).
Рис. 5. Анализ сообщений в экспресс-проверке. Ведение книги продаж
Бухгалтеру нужно проанализировать каждое сообщение. Если действительно имеет место ошибка, то ее нужно исправить. После исправления всех ошибок нужно заново сформировать отчет.
Например, на рис. 5 видно, что обнаружена ошибка в нумерации счетов-фактур, а именно: «пропуски в нумерации», «нарушении хронологии».
В программе нам сразу предлагается решить эту задачу восстановлением нумерации, которую можно выполнить, перейдя к этой функции по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов».
Обратите внимание! Сообщение нас предупреждает о несовпадении выданных первичных документов. Подойдите внимательно к решению подобных
Выполнив автоматическую перенумерацию документов мы получили безошибочный отчет по книге продаж.
Аналогичным образом необходимо исправить ошибки в книге покупок, если они имеются.
Рассмотрим детальный отчет об ошибках
После проверки внесем исправления.
- Проверим фактическое получение от поставщиков счетов-фактур по приходным документам. Введем в программу полученные, но не занесенные счета-фактуры.
- Откроем список документов (Продажа - Ведение книги продаж - Формирование записей книги продаж), откроем документы за период проверки, заполним закладку «НДС с авансов» и проведем документы.
- Откроем список документов (Продажа - Ведение книги продаж - Формирование записей книги продаж), документы за период проверки, заполним закладку «НДС по реализации» и проведем документы. Проверим соответствие сумм ручных проводок по 76.Н и документов «Корректировка записей регистров накопления».
Используйте порядок проверки и исправления ошибок по всем разделам отчета «Экспресс-проверка ведения учета».
Результат - учет без ошибок
Средство контроля «Экспресс-проверка ведения учета» предназначено, прежде всего, для или бухгалтера, за соответствующий раздел учета на предприятии. Бухгалтер может использовать его для проверки правильности учетных данных в конце отчетного периода, после ввода всех первичных документов по разделу учета. Многие разделы экспресс-проверки могут использоваться и для текущего контроля правильности введенной информации.
При ведении учета и подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности с помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности.
В состав типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии 8» входит специальный механизм «Экспресс-проверка ведения учета», который позволяет бухгалтеру самостоятельно проводить «мини-аудит» состояния данных его информационной базы. Такой внутренний контроль призван помочь бухгалтеру своевременно обнаружить и исправить ошибки в информационной базе «1С:Бухгалтерии 8» до формирования отчетности.
«Экспресс-проверка ведения учета» представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета: «Положения учетной политики», «Операции по кассе», «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» и др. (рис. 1). Каждый вид проверки контролирует отсутствие ошибок в данных информационной базы. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком. Например, программа «контролирует» превышение ежедневного лимита остатка наличных денежных средств по счету 50 «Касса», выдачу средств сотрудникам без представления ими авансовых отчетов, своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации, отражение в книге продаж сумм НДС по авансам от покупателей и т.д. Контролируются положения таких нормативных актов, как ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», глава 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, глава 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ, «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» и др.
Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число видов проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы.
Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке. Комментарий содержит следующую информацию: предмет контроля – что именно проверяет текущая проверка; результат проверки – были ли в ходе проверки обнаружены ошибки; возможные причины ошибок и рекомендации по их устранению (рис. 2).
Рис. 2
По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет, как правило, выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это могут быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых алгоритмом проверки были найдены ошибки.
После того, как сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам. После внесения необходимых изменений можно повторно запустить процедуру проверки данных. Возможно несколько циклов проверки до полного исправления всех ошибок.
Например, для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой. В том случае, если счета-фактуры в программе выписаны не ко всем документам реализации, экспресс-проверка отразит информацию об ошибке в разделе «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» по виду проверки «Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации». В детальном отчете по ошибке будут отображены все документы реализации, по которым отсутствуют проведенные счета-фактуры. Бухгалтер может непосредственно из отчета открыть поочередно каждый документ реализации и зарегистрировать недостающий счет-фактуру.
С помощью настройки «Экспресс-проверки ведения учета» можно ограничить состав выполняемых проверок (рис. 3). Чтобы какой-либо вид проверки не выполнялся, нужно отключить его, сняв флажок в соответствующем поле. Таким же образом можно отключить целый раздел проверок.
Загрузка...